Ece
New member
Resmî Yazışmaya Nasıl Başlanır? “Sayın Yetkili” Demeden Önce Bilmeniz Gerekenler
Dürüst olalım, hepimizin hayatında en az bir kez bir resmî yazı yazarken ekranın karşısında donup kaldığı bir an olmuştur. İmleç yanıp söner, klavye masum masum durur, insanın aklına ise binbir türlü soru üşüşür: “Sayın Yetkili mi yazsam, Değerli İlgili mi desem, yoksa doğrudan konuya mı girsem?” Bir de yanlışlıkla “Selamlar” yazıp sildiğiniz o beş saniyelik panik vardır ki insan kendisini sanki devlet sırrını ifşa etmiş gibi hisseder!
Geçenlerde bir arkadaşım, belediyeye göndereceği dilekçenin girişini hazırlamak için neredeyse bir kahve molası kadar zaman harcadı. Önce “Merhaba” yazdı, sonra sildi. “Sayın Belediye Yetkilileri” dedi, kulağına fazla genel geldi. En sonunda ekranın başında kendi kendine “Ben bir insanım, karşımdaki de insan, neden bu kadar zor?” diye söylendi. Aslında mesele tam olarak burada başlıyor: Resmî yazışma, insanlarla aramıza duvar örmek değil, düşüncelerimizi doğru, saygılı ve anlaşılır bir biçimde iletmek sanatıdır.
Peki, resmî yazışmaya nasıl başlanır? Hangi hitap tercih edilmeli, ilk cümlede ne söylenmeli ve gereksiz resmiyet tuzağına düşmeden nasıl ciddi bir izlenim bırakılmalı? Gelin, bu konuyu biraz mizahla, biraz deneyimle ve bolca işe yarar örnekle ele alalım.
1. Resmî Yazışmanın İlk Kuralı: Kime Yazdığınızı Bilin
Resmî bir yazıya başlamadan önce kendinize sormanız gereken ilk soru şudur: Bu yazıyı kime ve hangi amaçla gönderiyorum?
Çünkü bir üniversitenin öğrenci işlerine gönderilen e-posta ile bir şirketteki insan kaynakları yöneticisine gönderilen başvuru mesajı aynı şekilde başlamayabilir. Belediyeye yapılan bir başvurunun diliyle iş yerindeki yöneticinize ilettiğiniz izin talebinin dili de birebir aynı olmak zorunda değildir.
Örneğin, bir kamu kurumuna dilekçe yazıyorsanız muhatabın unvanını biliyorsanız uygun hitabı kullanabilirsiniz. Muhatap belirli değilse kurumun veya ilgili birimin adıyla başlamak daha açıklayıcı olabilir.
Bir iş başvurusu yapıyorsanız şu başlangıç oldukça uygundur:
“Sayın İnsan Kaynakları Yetkilisi,”
Bir üniversiteye başvuruyorsanız:
“Sayın Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı,”
Bir yöneticiden izin talep ediyorsanız:
“Sayın [Yönetici Unvanı ve Soyadı],”
Burada önemli olan, mümkün olduğunca doğru muhatabı belirlemek ve hitabı yazının amacına uygun seçmektir. Her yazıya otomatik olarak “Sayın Yetkili” yazmak yanlış değildir; ancak muhatap belli olduğu hâlde genel bir ifade kullanmak, mesajın kişiye veya birime özel hazırlanmadığı izlenimini yaratabilir.
Küçük bir öneri: Göndermeden önce alıcının adını, unvanını ve kurumunu kontrol edin. Bir yazıyı doğru kişiye ulaştırmak, en süslü giriş cümlesini yazmaktan çoğu zaman daha değerlidir.
2. “Sayın” mı, “Merhaba” mı? İşte Bütün Mesele!
Resmî yazışma denildiğinde ilk akla gelen sözcük genellikle “Sayın” olur. Bunun nedeni, resmî ve kurumsal iletişimde saygılı bir hitap sağlamasıdır. Ancak her iletişim kanalında aynı düzeyde resmiyet gerekmez.
Kamu kurumlarına gönderilen dilekçelerde, resmî başvurularda ve kurumlar arası yazışmalarda ilgili yazışma kurallarına uygun bir hitap tercih edilmelidir. Kurumsal e-postalarda ise muhatabın konumuna, kurum kültürüne ve iletişimin amacına göre daha esnek bir dil kullanılabilir.
Örneğin, daha önce hiç iletişim kurmadığınız bir şirkete iş başvurusu yapıyorsanız “Sayın Yetkili,” ifadesi güvenli bir tercihtir. Buna karşılık, haftalardır aynı proje üzerinde çalıştığınız ekip arkadaşınıza her sabah “Sayın Proje Sorumlusu” diye mesaj atmak, muhtemelen ofiste yeni bir mizah akımının başlamasına neden olacaktır.
Burada ince bir çizgi var: Samimiyet ile laubalilik aynı şey olmadığı gibi resmiyet ile soğukluk da aynı şey değildir.
Bir kuruma yazarken saygılı olmak için uzun, ağır ve anlaşılması zor cümleler kurmanız gerekmez. Karşınızdaki kişiye değer verdiğinizi gösteren şey, çoğu zaman açık bir ifade, doğru hitap ve düzgün bir anlatımdır.
Peki, sizce resmî bir mesajda “Merhaba” kullanılması gerçekten saygısızlık mıdır? Her zaman değil. Kurum içi e-postalarda veya daha önce kurulmuş profesyonel ilişkilerde “Merhaba” doğal bir başlangıç olabilir. Ancak resmî dilekçe ya da belirli usullere tabi bir kurum yazısı hazırlıyorsanız kişisel tercihlerin önüne ilgili yazışma kuralları geçmelidir.
3. İlk Cümle Nasıl Kurulmalı? Konuyu Dolandırmadan Anlatmanın Gücü
Resmî yazışmalarda en sık yapılan hatalardan biri, giriş bölümünü gereğinden fazla uzatmaktır. İnsan bazen öyle bir cümle kurar ki asıl talebe ulaşana kadar okuyucu zihninde üç ayrı toplantı yapmış olur.
Örneğin:
“Uzun zamandır devam etmekte olan ve tarafımızca çeşitli aşamalarda değerlendirilmiş bulunan birtakım hususlar kapsamında, ilgili konuya ilişkin görüş ve taleplerimizi bilgilerinize sunmak amacıyla...”
Bu cümleyi okuyunca insanın aklına tek bir soru geliyor: “Peki, ne istiyorsunuz?”
Oysa aynı düşünce çok daha sade anlatılabilir:
“Başvurumun değerlendirilmesi hakkında bilgi almak istiyorum.”
Veya:
“15 Ekim tarihli başvurumun mevcut durumu hakkında bilgi verilmesini rica ederim.”
Resmî yazışmada ilk cümlenin temel görevi, okuyucuya yazının neden gönderildiğini anlatmaktır. Konu bir başvuruysa başvurudan, bir talepse talepten, bir şikâyetse yaşanan sorundan söz etmek gerekir.
İlk cümle için kullanabileceğiniz bazı örnekler şunlardır:
• “İlan edilen pozisyon için iş başvurumu iletmek amacıyla yazıyorum.”
• “Kurumunuz tarafından yürütülen başvuru süreci hakkında bilgi talep ediyorum.”
• “12 Ekim tarihinde gerçekleştirdiğim başvuruya ilişkin ek belge sunmak istiyorum.”
• “Tarafıma bildirilen karar hakkında açıklama talep etmek üzere başvuruda bulunuyorum.”
• “Planlanan toplantının tarihine ilişkin bir değişiklik önerimi paylaşmak istiyorum.”
Bu örneklerin ortak özelliği, gereksiz kelimelerle okuyucuyu yormamalarıdır. İyi bir resmî giriş, kendisini göstermek için çaba harcamaz; görevini yapar.
4. Resmî Dilekçeye Nasıl Başlanır? E-Posta ile Dilekçeyi Karıştırmayalım
Burada önemli bir ayrıntı var: Resmî yazışma, tek bir metin türünden oluşmaz. Kuruma sunulan dilekçe, kurumsal e-posta, iş başvurusu ve kurumlar arası resmî yazı birbirinden farklı biçimsel beklentilere sahip olabilir.
Türkiye'de kamu kurumlarına sunulan dilekçelerde, ilgili mevzuatın ve kurumun belirlediği usullerin dikkate alınması gerekir. 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun, kişilerin yetkili makamlara yazılı başvuru yapabilmesine ilişkin temel düzenlemelerden biridir.
Bir dilekçenin başında genellikle başvurunun yöneltildiği makam belirtilir. Örneğin:
“İSTANBUL ... MÜDÜRLÜĞÜNE”
Ardından talebin nedenini açıklayan metin gelir. Dilekçenin sonunda ise talebin açıkça ifade edilmesi ve uygun bir kapanış kullanılması beklenir.
Örnek bir başlangıç:
“İstanbul ... Müdürlüğüne
Kurumunuz tarafından yürütülen başvuru süreci kapsamında, tarafıma ait başvurunun güncel durumu hakkında bilgi verilmesini arz ederim.”
Bu örnek yalnızca başlangıç mantığını göstermek amacıyla hazırlanmıştır; gerçek bir dilekçede kurumun tam adı, konu, tarih ve gerekli diğer bilgiler başvurunun niteliğine göre düzenlenmelidir.
Bir başka önemli nokta da “arz ederim” ve “rica ederim” ifadeleridir. Bu ifadeler rastgele seçilen süslü kapanışlar değildir. Özellikle resmî yazışmalarda muhatabın konumu ve yazışmanın niteliği önem taşır. Kamu kurumları arasındaki yazışmalarda ve vatandaşların kuruma başvurularında uygun kullanım, ilgili kurallar doğrultusunda belirlenmelidir.
Kısacası, dilekçe yazarken bir e-postanın rahatlığını doğrudan kullanmak yerine metnin hangi resmî amaca hizmet ettiğini düşünmek gerekir.
5. Kadınlar ve Erkekler Resmî Yazışmaya Farklı mı Yaklaşır?
Bu konuyu biraz farklı bir açıdan ele alalım. Ofiste bir yazı hazırlanacağını düşünün. Ekibin bir üyesi hemen bilgisayarını açıp “Sorunu tanımlayalım, talebi netleştirelim, çözüm için üç seçenek belirleyelim” diyor. Başka bir ekip üyesi ise “Önce karşı tarafın beklentisini anlayalım, kullandığımız dil yanlış anlaşılmaya yol açmasın” diye ekliyor.
Birincisi çözüm odaklı, ikincisi ilişki odaklı bir yaklaşım sergiliyor. Fakat hangisinin erkek, hangisinin kadın olduğunu yalnızca bu cümlelerden anlayabilir miyiz? Elbette hayır.
Toplumda erkeklerin daha stratejik ve sonuç odaklı, kadınların ise daha empatik ve ilişki odaklı iletişim kurduğuna ilişkin yaygın kabuller vardır. Ancak bunları bütün erkeklere veya bütün kadınlara ait değişmez özellikler olarak görmek doğru değildir. İletişim tarzı; kişilik, eğitim, mesleki deneyim, kültür, çalışma ortamı ve kişinin içinde bulunduğu koşullar gibi pek çok etkenden etkilenir.
Örneğin, yıllardır proje yöneten bir kadın çalışan resmî yazışmaya son derece stratejik yaklaşabilir. Öncelikle talebin kapsamını belirler, gerekli belgeleri sıralar ve karşı tarafın hangi adımı atması gerektiğini açıkça yazar.
Öte yandan insan ilişkilerinde güçlü olan bir erkek çalışan, aynı yazıyı hazırlarken muhatabın zamanını, hassasiyetlerini ve olası yanlış anlamaları dikkate alabilir. Böylece hem talebin yerine getirilmesini kolaylaştırır hem de profesyonel ilişkiyi korur.
En başarılı resmî yazışmalar, bu iki yaklaşımın yararlı yönlerini bir araya getirir: Açık bir amaç, mantıklı bir yapı, saygılı bir ton ve okuyucunun ihtiyaçlarını gözeten bir anlatım.
Buradan çıkarılacak ders oldukça basit: Cinsiyet kalıplarına göre yazışma yöntemi belirlemek yerine, iletişimin amacına göre doğru yöntemi seçmek daha etkilidir.
Dürüst olalım, hepimizin hayatında en az bir kez bir resmî yazı yazarken ekranın karşısında donup kaldığı bir an olmuştur. İmleç yanıp söner, klavye masum masum durur, insanın aklına ise binbir türlü soru üşüşür: “Sayın Yetkili mi yazsam, Değerli İlgili mi desem, yoksa doğrudan konuya mı girsem?” Bir de yanlışlıkla “Selamlar” yazıp sildiğiniz o beş saniyelik panik vardır ki insan kendisini sanki devlet sırrını ifşa etmiş gibi hisseder!
Geçenlerde bir arkadaşım, belediyeye göndereceği dilekçenin girişini hazırlamak için neredeyse bir kahve molası kadar zaman harcadı. Önce “Merhaba” yazdı, sonra sildi. “Sayın Belediye Yetkilileri” dedi, kulağına fazla genel geldi. En sonunda ekranın başında kendi kendine “Ben bir insanım, karşımdaki de insan, neden bu kadar zor?” diye söylendi. Aslında mesele tam olarak burada başlıyor: Resmî yazışma, insanlarla aramıza duvar örmek değil, düşüncelerimizi doğru, saygılı ve anlaşılır bir biçimde iletmek sanatıdır.
Peki, resmî yazışmaya nasıl başlanır? Hangi hitap tercih edilmeli, ilk cümlede ne söylenmeli ve gereksiz resmiyet tuzağına düşmeden nasıl ciddi bir izlenim bırakılmalı? Gelin, bu konuyu biraz mizahla, biraz deneyimle ve bolca işe yarar örnekle ele alalım.
1. Resmî Yazışmanın İlk Kuralı: Kime Yazdığınızı Bilin
Resmî bir yazıya başlamadan önce kendinize sormanız gereken ilk soru şudur: Bu yazıyı kime ve hangi amaçla gönderiyorum?
Çünkü bir üniversitenin öğrenci işlerine gönderilen e-posta ile bir şirketteki insan kaynakları yöneticisine gönderilen başvuru mesajı aynı şekilde başlamayabilir. Belediyeye yapılan bir başvurunun diliyle iş yerindeki yöneticinize ilettiğiniz izin talebinin dili de birebir aynı olmak zorunda değildir.
Örneğin, bir kamu kurumuna dilekçe yazıyorsanız muhatabın unvanını biliyorsanız uygun hitabı kullanabilirsiniz. Muhatap belirli değilse kurumun veya ilgili birimin adıyla başlamak daha açıklayıcı olabilir.
Bir iş başvurusu yapıyorsanız şu başlangıç oldukça uygundur:
“Sayın İnsan Kaynakları Yetkilisi,”
Bir üniversiteye başvuruyorsanız:
“Sayın Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı,”
Bir yöneticiden izin talep ediyorsanız:
“Sayın [Yönetici Unvanı ve Soyadı],”
Burada önemli olan, mümkün olduğunca doğru muhatabı belirlemek ve hitabı yazının amacına uygun seçmektir. Her yazıya otomatik olarak “Sayın Yetkili” yazmak yanlış değildir; ancak muhatap belli olduğu hâlde genel bir ifade kullanmak, mesajın kişiye veya birime özel hazırlanmadığı izlenimini yaratabilir.
Küçük bir öneri: Göndermeden önce alıcının adını, unvanını ve kurumunu kontrol edin. Bir yazıyı doğru kişiye ulaştırmak, en süslü giriş cümlesini yazmaktan çoğu zaman daha değerlidir.
2. “Sayın” mı, “Merhaba” mı? İşte Bütün Mesele!
Resmî yazışma denildiğinde ilk akla gelen sözcük genellikle “Sayın” olur. Bunun nedeni, resmî ve kurumsal iletişimde saygılı bir hitap sağlamasıdır. Ancak her iletişim kanalında aynı düzeyde resmiyet gerekmez.
Kamu kurumlarına gönderilen dilekçelerde, resmî başvurularda ve kurumlar arası yazışmalarda ilgili yazışma kurallarına uygun bir hitap tercih edilmelidir. Kurumsal e-postalarda ise muhatabın konumuna, kurum kültürüne ve iletişimin amacına göre daha esnek bir dil kullanılabilir.
Örneğin, daha önce hiç iletişim kurmadığınız bir şirkete iş başvurusu yapıyorsanız “Sayın Yetkili,” ifadesi güvenli bir tercihtir. Buna karşılık, haftalardır aynı proje üzerinde çalıştığınız ekip arkadaşınıza her sabah “Sayın Proje Sorumlusu” diye mesaj atmak, muhtemelen ofiste yeni bir mizah akımının başlamasına neden olacaktır.
Burada ince bir çizgi var: Samimiyet ile laubalilik aynı şey olmadığı gibi resmiyet ile soğukluk da aynı şey değildir.
Bir kuruma yazarken saygılı olmak için uzun, ağır ve anlaşılması zor cümleler kurmanız gerekmez. Karşınızdaki kişiye değer verdiğinizi gösteren şey, çoğu zaman açık bir ifade, doğru hitap ve düzgün bir anlatımdır.
Peki, sizce resmî bir mesajda “Merhaba” kullanılması gerçekten saygısızlık mıdır? Her zaman değil. Kurum içi e-postalarda veya daha önce kurulmuş profesyonel ilişkilerde “Merhaba” doğal bir başlangıç olabilir. Ancak resmî dilekçe ya da belirli usullere tabi bir kurum yazısı hazırlıyorsanız kişisel tercihlerin önüne ilgili yazışma kuralları geçmelidir.
3. İlk Cümle Nasıl Kurulmalı? Konuyu Dolandırmadan Anlatmanın Gücü
Resmî yazışmalarda en sık yapılan hatalardan biri, giriş bölümünü gereğinden fazla uzatmaktır. İnsan bazen öyle bir cümle kurar ki asıl talebe ulaşana kadar okuyucu zihninde üç ayrı toplantı yapmış olur.
Örneğin:
“Uzun zamandır devam etmekte olan ve tarafımızca çeşitli aşamalarda değerlendirilmiş bulunan birtakım hususlar kapsamında, ilgili konuya ilişkin görüş ve taleplerimizi bilgilerinize sunmak amacıyla...”
Bu cümleyi okuyunca insanın aklına tek bir soru geliyor: “Peki, ne istiyorsunuz?”
Oysa aynı düşünce çok daha sade anlatılabilir:
“Başvurumun değerlendirilmesi hakkında bilgi almak istiyorum.”
Veya:
“15 Ekim tarihli başvurumun mevcut durumu hakkında bilgi verilmesini rica ederim.”
Resmî yazışmada ilk cümlenin temel görevi, okuyucuya yazının neden gönderildiğini anlatmaktır. Konu bir başvuruysa başvurudan, bir talepse talepten, bir şikâyetse yaşanan sorundan söz etmek gerekir.
İlk cümle için kullanabileceğiniz bazı örnekler şunlardır:
• “İlan edilen pozisyon için iş başvurumu iletmek amacıyla yazıyorum.”
• “Kurumunuz tarafından yürütülen başvuru süreci hakkında bilgi talep ediyorum.”
• “12 Ekim tarihinde gerçekleştirdiğim başvuruya ilişkin ek belge sunmak istiyorum.”
• “Tarafıma bildirilen karar hakkında açıklama talep etmek üzere başvuruda bulunuyorum.”
• “Planlanan toplantının tarihine ilişkin bir değişiklik önerimi paylaşmak istiyorum.”
Bu örneklerin ortak özelliği, gereksiz kelimelerle okuyucuyu yormamalarıdır. İyi bir resmî giriş, kendisini göstermek için çaba harcamaz; görevini yapar.
4. Resmî Dilekçeye Nasıl Başlanır? E-Posta ile Dilekçeyi Karıştırmayalım
Burada önemli bir ayrıntı var: Resmî yazışma, tek bir metin türünden oluşmaz. Kuruma sunulan dilekçe, kurumsal e-posta, iş başvurusu ve kurumlar arası resmî yazı birbirinden farklı biçimsel beklentilere sahip olabilir.
Türkiye'de kamu kurumlarına sunulan dilekçelerde, ilgili mevzuatın ve kurumun belirlediği usullerin dikkate alınması gerekir. 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun, kişilerin yetkili makamlara yazılı başvuru yapabilmesine ilişkin temel düzenlemelerden biridir.
Bir dilekçenin başında genellikle başvurunun yöneltildiği makam belirtilir. Örneğin:
“İSTANBUL ... MÜDÜRLÜĞÜNE”
Ardından talebin nedenini açıklayan metin gelir. Dilekçenin sonunda ise talebin açıkça ifade edilmesi ve uygun bir kapanış kullanılması beklenir.
Örnek bir başlangıç:
“İstanbul ... Müdürlüğüne
Kurumunuz tarafından yürütülen başvuru süreci kapsamında, tarafıma ait başvurunun güncel durumu hakkında bilgi verilmesini arz ederim.”
Bu örnek yalnızca başlangıç mantığını göstermek amacıyla hazırlanmıştır; gerçek bir dilekçede kurumun tam adı, konu, tarih ve gerekli diğer bilgiler başvurunun niteliğine göre düzenlenmelidir.
Bir başka önemli nokta da “arz ederim” ve “rica ederim” ifadeleridir. Bu ifadeler rastgele seçilen süslü kapanışlar değildir. Özellikle resmî yazışmalarda muhatabın konumu ve yazışmanın niteliği önem taşır. Kamu kurumları arasındaki yazışmalarda ve vatandaşların kuruma başvurularında uygun kullanım, ilgili kurallar doğrultusunda belirlenmelidir.
Kısacası, dilekçe yazarken bir e-postanın rahatlığını doğrudan kullanmak yerine metnin hangi resmî amaca hizmet ettiğini düşünmek gerekir.
5. Kadınlar ve Erkekler Resmî Yazışmaya Farklı mı Yaklaşır?
Bu konuyu biraz farklı bir açıdan ele alalım. Ofiste bir yazı hazırlanacağını düşünün. Ekibin bir üyesi hemen bilgisayarını açıp “Sorunu tanımlayalım, talebi netleştirelim, çözüm için üç seçenek belirleyelim” diyor. Başka bir ekip üyesi ise “Önce karşı tarafın beklentisini anlayalım, kullandığımız dil yanlış anlaşılmaya yol açmasın” diye ekliyor.
Birincisi çözüm odaklı, ikincisi ilişki odaklı bir yaklaşım sergiliyor. Fakat hangisinin erkek, hangisinin kadın olduğunu yalnızca bu cümlelerden anlayabilir miyiz? Elbette hayır.
Toplumda erkeklerin daha stratejik ve sonuç odaklı, kadınların ise daha empatik ve ilişki odaklı iletişim kurduğuna ilişkin yaygın kabuller vardır. Ancak bunları bütün erkeklere veya bütün kadınlara ait değişmez özellikler olarak görmek doğru değildir. İletişim tarzı; kişilik, eğitim, mesleki deneyim, kültür, çalışma ortamı ve kişinin içinde bulunduğu koşullar gibi pek çok etkenden etkilenir.
Örneğin, yıllardır proje yöneten bir kadın çalışan resmî yazışmaya son derece stratejik yaklaşabilir. Öncelikle talebin kapsamını belirler, gerekli belgeleri sıralar ve karşı tarafın hangi adımı atması gerektiğini açıkça yazar.
Öte yandan insan ilişkilerinde güçlü olan bir erkek çalışan, aynı yazıyı hazırlarken muhatabın zamanını, hassasiyetlerini ve olası yanlış anlamaları dikkate alabilir. Böylece hem talebin yerine getirilmesini kolaylaştırır hem de profesyonel ilişkiyi korur.
En başarılı resmî yazışmalar, bu iki yaklaşımın yararlı yönlerini bir araya getirir: Açık bir amaç, mantıklı bir yapı, saygılı bir ton ve okuyucunun ihtiyaçlarını gözeten bir anlatım.
Buradan çıkarılacak ders oldukça basit: Cinsiyet kalıplarına göre yazışma yöntemi belirlemek yerine, iletişimin amacına göre doğru yöntemi seçmek daha etkilidir.